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DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) – Services de coordination et de facilitation pour une séance nationale de dialogue hybride sur l’itinérance parmi les Premières Nations

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense d’intérêts qui s’efforce de faire progresser les aspirations communes des Premières Nations.

L’APN tient deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par le biais de résolutions dirigées et soutenues par les Premières Nations en assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).

L’APN est guidée par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux de chaque province et territoire.

Une séance nationale de dialogue hybride sur l’itinérance parmi les Premières Nations est provisoirement prévue pour la semaine du 31 juillet au 4 août 2023. Les participants examineront l’ébauche du Plan d’action national sur l’itinérance parmi les Premières Nations en vue de formuler des commentaires. L’APN lance la présente demande de propositions en vue de sélectionner une personne pour planifier/coordonner et faciliter l’événement. Il s’agira de fournir des services de planification, de coordination, de prise de notes et de rédaction de rapports ainsi que de faciliter l’évènement sur place.

OBJECTIF

L’objectif de la présente demande de propositions est de sélectionner un soumissionnaire capable d’assurer un degré élevé de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité dans la prestation de services de coordination et de facilitation pour une séance nationale de dialogue hybride. Cette séance est destinée à recueillir des avis et des commentaires sur une ébauche de Plan d’action national sur l’itinérance parmi les Premières Nations.

Les travaux seront réalisés entre le 5 juin et le 15 septembre 2023 et tous les services de coordination seront fournis jusqu’à la séance de dialogue, qui est provisoirement prévue au début du mois d’août 2023; la date exacte est à confirmer.

La séance de dialogue se tiendra selon un format hybride : un espace est prévu pour accueillir 75 participants en personne et des moyens électroniques permettront à d’autres personnes d’y participer activement en ligne.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Le mandat régissant le travail de l’APN lié à l’itinérance est issu de la résolution 79/2019, Plan d’action pour les sans-abri des Premières Nations dans les réserves et hors réserve. La résolution demande à l’APN d’élaborer un plan d’action qui comprend des solutions globales, multipartenaires et à court, moyen et long terme pour lutter contre l’itinérance parmi les Premières Nations. De plus, ce plan doit être aligné sur la Stratégie nationale sur le logement et les infrastructures connexes des Premières Nations. Le Plan d’action portera sur l’itinérance au sein des communautés des Premières Nations, y compris sur les formes d’itinérance cachée, qui sont souvent sous-estimées, et sur les partenariats et ressources nécessaires pour aider les Premières Nations à fournir des services et un soutien à leurs membres, quel que soit leur lieu de résidence.

À ce jour, le Secteur du logement et de l’itinérance de l’APN a accompli plusieurs activités de recherche et de mobilisation visant à contribuer à l’élaboration du Plan d’action :

  • Une analyse documentaire systématique de la littérature didactique et grise sur l’itinérance des Premières Nations;
  • Une analyse de la situation centrée sur la compilation et le recoupement des données disponibles, telles que les données du recensement et celles de comptages ponctuels, pour déterminer combien de membres des Premières Nations vivent une situation d’itinérance au Canada, ainsi que d’autres données pertinentes;
  • Une cartographie des systèmes pour examiner la manière dont les membres des Premières Nations en situation d’itinérance ont accès aux services d’aide et pour déterminer les lacunes dans l’accès aux services et aux soutiens;
  • Tenue du premier Symposium national de l’APN sur l’itinérance des Premières Nations, en juin 2021;
  • Tenue, en 2022, de 16 séances régionales (format virtuel) de mobilisation réunissant des dirigeants, des personnels, des fournisseurs de services et d’autres intervenants des Premières Nations au pays;
  • Un sondage national destiné aux dirigeants et aux personnels des Premières Nations, aux fournisseurs de services et aux membres des communautés;
  • Des discussions avec des fournisseurs de services de lutte contre l’itinérance et des défenseurs des personnes en situation d’itinérance.

Les résultats, les avis et les recommandations issus de toutes les activités de recherche et de mobilisation menées à ce jour ont été examinés, analysés et compilés afin d’élaborer l’ébauche du Plan d’action. Celle-ci sera soumise à l’approbation des Premières Nations-en-Assemblée lors de l’Assemblée extraordinaire des Chefs de l’APN de décembre 2023. Une fois approuvé, le Plan d’action aidera à établir un mandat permanent de l’APN pour réaliser les activités liées à sa mise en œuvre.

La séance nationale de dialogue hybride sur l’itinérance parmi les Premières Nations vise à donner aux dirigeants, aux personnels, aux fournisseurs de services de lutte contre l’itinérance et aux membres des communautés des Premières Nations la possibilité d’examiner une première ébauche du Plan d’action et de donner leur avis, avant sa soumission aux Premières Nations-en-Assemblée aux fins d’approbation et de mise en œuvre.

PORTÉE DES TRAVAUX

Exigences du projet

Le soumissionnaire retenu doit réaliser les travaux ci-dessous.

Préparation de l’évènement

  • Participer à une réunion initiale avec le Secteur du logement et de l’itinérance de l’APN ainsi qu’à des réunions de planification ordinaires pour examiner la logistique, les communications et d’autres sujets.
  • Fournir un soutien logistique continu en préparation de l’événement, y compris la logistique et la planification de l’ordre du jour, l’établissement d’un parcours critique jusqu’à l’événement comprenant les étapes importantes, etc.
  • Aider à trouver un endroit pouvant accueillir 75 personnes pouvant se réunir en séance plénière et en petits groupes, selon l’approche de facilitation et de mobilisation proposée.
  • Superviser la coordination et l’accueil des orateurs, y compris leurs invitations, les messages R.S.V.P., les biographies, la documentation des présentations, etc.
  • Contribuer à la coordination et à la préparation des invitations des participants.
  • Contribuer à la préparation de la documentation et à la mise en place d’un processus de communication avec les délégués potentiels (rappels des dates, invitations, contenu du microsite, etc.).
  • Prévoir les travaux d’entrepreneurs externes (p. ex., les services de traduction et d’interprétation, l’hébergement si nécessaire, la restauration et l’audiovisuel), y compris l’obtention de devis.
  • Mettre en place le processus d’inscriptions, en collaboration avec l’APN.

Pendant l’événement

  • Faciliter chaque journée de l’événement, en personne.
  • Aider à la prise de notes pendant les séances plénières et les séances en petits groupes, en personne ou par l’intermédiaire d’une participation en ligne.
  • Assurer la coordination avec les entrepreneurs, les orateurs et le personnel de l’APN sur place afin de prendre en main et d’atténuer rapidement les éventuels problèmes au fur et à mesure.

Après l’événement

  • Organiser une séance de compte rendu avec le personnel de l’APN afin d’examiner le déroulement de l’événement, de déterminer les éventuels problèmes et d’envisager d’éventuelles solutions pour de futurs événements.
  • Rédiger un rapport (en anglais et en français) sur l’événement, qui décrit les discussions et les contributions des participants à la séance de dialogue, y compris un résumé clair, concis et utilisable des thèmes et des recommandations.

Calendrier du projet

Les travaux seront réalisés entre le 5 juin et le 15 septembre 2023. 

Produits livrables du projet

Les dates suivantes sont présentées aux fins d’information et de planification, et pourraient être modifiées à la seule discrétion de l’APN. Le soumissionnaire retenu fournira les produits livrables ci-dessous.

 

Description du produit livrable Date
Date de début du contrat

Première réunion avec le Secteur du logement et de l’itinérance de l’APN

Finalisation, si nécessaire, des contrats relatifs à l’endroit, aux hôtels et à l’équipement audiovisuel

Conclusion des ententes de service pour la traduction, l’équipement et les exigences et considérations en matière d’accessibilité (ASL, etc.)

Séance de dialogue hybride

Rapport sur l’événement, éléments clés à retenir et rapport final

5 juin, 2023

9 juin 2023

23 juin 2023

31 juin 2023

4 août 2023

1er septembre 2023

 

Qualifications et expérience

Les soumissionnaires doivent posséder les qualifications suivantes :

  • Expérience dans la planification et facilitation de séances de mobilisation auprès des Premières Nations;
  • Connaissance de la gouvernance et des politiques des Premières Nations, notamment les efforts déployés par celles-ci pour affirmer leur compétence et leur contrôle sur le logement et les services sociaux;
  • Connaissance du mode de financement et d’administration des soutiens et des services pour lutter contre l’itinérance.
  • Expérience dans l’examen, l’analyse et la synthèse de données issues de séances de mobilisation;
  • Formation sur les pratiques de conservation des données régies par les principes de PCAP et application rigoureuse de ces pratiques*.
INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION D’UNE PROPOSITION

L’APN doit avoir reçu toutes les propositions au plus tard à 17 h (HNE), le 19 mai 2023. Les propositions doivent être présentées en format PDF.

Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et porter la phrase « DP pour des services de coordination et facilitation pour une séance nationale de dialogue hybride sur l’itinérance parmi les Premières Nations » dans le champ « Objet » du courriel.

Chaque personne doit indiquer si elle se considère comme autochtone et, le cas échéant, le nom de la communauté autochtone qui reconnaît son appartenance. Chaque entreprise doit également indiquer si elle appartient à des Autochtones et si les personnes qui effectueront le travail dans le cadre du projet sont des Autochtones.

Les propositions reçues en retard ne seront pas acceptées et seront renvoyées sans avoir été ouvertes, sans aucune exception. Le soumissionnaire est responsable de tous les risques liés à l’utilisation du courrier postal ou de services de messagerie pour livrer une proposition.

Étant donné que les propositions doivent être soumises par courrier électronique, celles reçues par courrier physique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.

EXIGENCES RELATIVES À LA PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS 

Toutes les propositions doivent contenir les éléments de renseignement ci-dessous.

  1. Nom
  2. Adresse
  3. Un résumé présentant des renseignements généraux sur l’entreprise du soumissionnaire, le contenu de la proposition et toute exception particulière aux exigences énoncées.
  4. Une description des qualifications et des capacités du soumissionnaire ainsi que de toute expérience se rapportant tout particulièrement à la présente demande de propositions.
  5. Une description des ressources matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien les activités décrites dans la présente demande de propositions, y compris l’identité des membres de l’équipe du projet (le cas échéant) ainsi que leur rôle et leur expérience.
  6. Une proposition de calendrier et de méthode qui précise le temps et les ressources nécessaires pour réaliser le travail proposé.
  7. Une ventilation des coûts pour les services proposés, en dollars canadiens et incluant la TVH.
  8. Le nom, le titre et les coordonnées de trois (3) références qui ont fait appel aux services du soumissionnaire.
DROITS DE L’APN

L’APN se réserve le droit :

  1. a) de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
  2. b) d’engager des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;
  3. c) d’accepter intégralement ou partiellement une proposition;
  4. d) d’annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;
  5. e) d’adjuger un ou plusieurs contrats;
  6. f) de vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du soumissionnaire et des documents signés;
  7. g) d’adjuger, sans organiser de concours, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au soumissionnaire sélectionné pour une exigence particulière du projet.
CRITÈRES D’ÉVALUATION

L’APN sélectionnera, à sa discrétion exclusive, le ou les soumissionnaires qu’elle jugera capables de répondre au mieux à ses besoins généraux. Voici un résumé des considérations générales qui serviront à la sélection.

1.       Expertise de l’entreprise/organisation qui soumet la proposition. 20 %
2.       Expérience de travail avec les Premières Nations en planification, en mobilisation et en élaboration de politiques sociales, en particulier dans des domaines liés à l’itinérance et/ou au logement. 20 %
3.       Plan de travail et approche proposés, y compris le temps alloué aux tâches et activités indiquées dans la proposition. 15 %
4.       Expérience dans les domaines suivants : établissement de relations, résolution de problèmes, recherche d’un consensus, facilitation, élaboration de stratégies, planification de projets, établissement d’un budget, planification de séances de mobilisation et rédaction de rapports. 15 %
5.       Principes de propriété, de contrôle, d’accès et de possession (PCAP)* : connaissance, formation et application. 10 %
6.       Prix total    20 %

 

CALENDRIER

Les dates suivantes sont indiquées à des fins d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN.

Date limite pour poser des questions 12 mai 2023
Date limite de soumission des propositions 19 mai 2023
Évaluation des propositions 25 mai 2023
Sélection finale 26 mai 2023
Date de début du contrat 5 juin 2023

Le calendrier est provisoire. Il peut être modifié par l’APN, à sa seule discrétion, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.

DISPOSITIONS DIVERSES

Prix

Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les frais de déplacement, de matériel, de traduction et d’impression des ébauches et la taxe de vente harmonisée (TVH).

Confidentialité

L’APN considèrera les réponses à la présente demande de propositions comme des renseignements confidentiels et les utilisera uniquement dans le but de sélectionner un soumissionnaire.

Demandes de précisions et questions

Toutes les propositions soumises dans le délai imparti feront l’objet d’un accusé de réception.

Les demandes de précisions et/ou les questions concernant la présente demande de propositions doivent être adressées à :

Jordan Fischer
Analyste principal des politiques
Assemblée des Premières Nations
55, rue Metcalfe, bureau 1600 Ottawa (Ontario) K1P 6L5
Téléphone : (613) 371-0151
Courrier électronique : [email protected]

Réponses ou soumission des propositions

Seules les propositions soumises dans le délai imparti seront prises en considération.

Les réponses à la présente demande de propositions doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HNE) le 19 mai 2023.

Les réponses peuvent être envoyées par courrier électronique à :

Jordan Fischer

Analyste principal des politiques

Assemblée des Premières Nations

[email protected]

*PCAP est une marque déposée du Centre de gouvernance de l’information des Premières Nations (CGIPN). Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web suivant : https://fnigc.ca/fr/les-principes-de-pcap-des-premieres-nations/