Recherche d'un évaluateur pour effectuer une évaluation de l'accord de contribution (AC) souple d'une durée de cinq ans établi entre Santé Canada (SC) et le Secrétariat à la santé et au développement social de l'Assemblée des Premières Nations (APN).
1.0 PORTÉE
1.1 Titre
Recherche d'un évaluateur pour effectuer une évaluation de l'accord de contribution (AC) souple d'une durée de cinq ans établi entre Santé Canada (SC) et le Secrétariat à la santé et au développement social de l'Assemblée des Premières Nations (APN).
1.2 Introduction
L'Assemblée des Premières Nations (APN) est l'organisation nationale qui représente les Premières Nations du Canada. À l'heure actuelle, l'Assemblée des Premières Nations regroupe plus de 630 Premières Nations. Le mandat de l'APN consiste à faire valoir l'opinion des diverses Premières Nations par l'intermédiaire de leurs dirigeants dans divers domaines, dont les droits ancestraux et issus de traités, le développement économique, l’éducation, la langue et l'alphabétisation, la santé, le logement, le développement social, la justice, la fiscalité, les revendications territoriales et l'environnement, ainsi qu’une multitude d’autres questions d'intérêt commun qui sont traitées ponctuellement.
L'APN requiert les services d'une personne qui aura comme mandat d'évaluer le Secrétariat à la santé de l'APN. Le Secrétariat de la santé et du développement social (SSDS) est l'un des nombreux secteurs de politique de l'APN; sa mission consiste à présenter des revendications au nom des Premières Nations et de soutenir leurs droits inhérents et issus de traités en matière de santé.
En 2009, le SSDS de l'APN a signé une entente de financement souple d'une durée de cinq ans avec la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) de SC, en remplacement des ententes annuelles précédentes. La souplesse de cette entente a permis à l'APN de concevoir ou d'intégrer de nouvelles activités et des ressources directes en fonction de ses priorités en matière de santé. L'AC qui compte environ 30 pages, porte sur l'entente de financement établie entre SC et l'APN dans les domaines suivants : programmes communautaires, protection de la santé, soins primaires, services de santé non assurés, gouvernance en santé et soutien à l'infrastructure.
1.4 Objectif
Le travail exigé se traduira par la tenue d'une évaluation de l'AC entre SC et l'APN, et la capacité de cette dernière à atteindre les résultats désirés et/ou prévus dans le cadre de ses activités. Le Plan d'évaluation de l'AC entre l'APN et la DGSPNI-SC servira de guide au cours de l'évaluation et de la rédaction du Rapport final d'évaluation. Conçu en 2009, le Plan d'évaluation est un document de base qui propose une assise ou une stratégie pour la tenue d'activités d'évaluation liées à l'entente quinquennale; il comprend tous les éléments fondamentaux d'un plan d'évaluation.
2.0 ÉNONCÉ DE TRAVAIL
2.1 Tâches :
Le proposant devra :
- Travailler de concert avec le Secrétariat à la santé de l'APN pour évaluer l'AC souple sur une période de cinq ans conclu entre l'APN et SC.
- Rédiger un rapport d'évaluation dans lequel sera documentée l'évaluation de l'AC, et fournir des recommandations.
2.2 Activités :
Les activités précises que le proposant devra exécuter pour réaliser les tâches requises sont les suivantes :
- Examiner le Plan d'évaluation de l'APN développé précédemment dans le but d'en déterminer la pertinence et l'uniformité. Cela comprendra entre autres l'examen des mesures d'efficacité, des principales questions liées à l'évaluation, des principaux secteurs d'évaluation, des indicateurs et des sources de données. De nouveaux renseignements devront possiblement être développés ou ajoutés;
- Examiner le cadre de production de rapport et le matériel lié au programme, ainsi que les documents de recherche pertinents;
- Présenter un plan de travail révisé dans lequel la rétroaction fournie par le comité de sélection sera prise en considération;
- Mettre en œuvre le Plan d'évaluation de l'APN dans le but d'évaluer le Secrétariat à la santé de l'APN et l'entente quinquennale souple conclue avec SC;
- Recueillir et examiner les documents pertinents, notamment les documents de référence, la correspondance, les procès-verbaux des réunions, les plans de travail annuels, les rapports de fin d'année, les rapports de résolutions, ainsi que les rapports des Assemblées générales annuelles et des Assemblées extraordinaires des Chefs. Ces documents serviront de base à la rédaction du rapport final d'évaluation;
- Élaborer un questionnaire qui sera utilisé dans le cadre des entrevues qui seront menées auprès des principaux intervenants, par téléphone et en personne, si possible, dans le but de recueillir la rétroaction du plus grand nombre de partenaires et d'intervenants;
- Analyser les données administratives, y compris les montants et les dépenses inscrits dans le budget;
- Rédiger le rapport final d'évaluation;
- Préparer un dossier contenant une description des résultats et des leçons apprises aux fins d'une présentation au directeur et au directeur adjoint du SSDS, dans le but d'obtenir de la rétroaction sur le processus d'évaluation.
2.3 Étapes clés :
Un plan de travail définitif devra être présenté avant le 28 janvier 2013. Le plan de travail définitif sera établi à partir du plan de travail qui aura été soumis par le proposant durant le processus de demande de proposition et tiendra compte de tout changement demandé par l'APN. Le rapport final d'évaluation et le dossier de présentation devront être remis à l'APN au plus tard le 31 juillet 2013.
2.4 Éléments livrables :
Le proposant retenu rencontrera le directeur adjoint du SSDS de l'APN à différentes étapes clés. Le temps est un facteur important dans le cadre de ce projet et le travail devra être réalisé dans les délais précisés par l'APN. Voici une description générale de ce que l'on attend de l'entrepreneur :
- Élaborer et présenter un plan de travail provisoire et un plan de travail définitif qui sera approuvé par le Groupe de travail du SSDS de l'APN sur l'évaluation et par le responsable de l'évaluation;
- Si des modifications ou des révisions doivent être apportées, l'entrepreneur présentera aux fins d'approbation un Plan d'évaluation révisé dans lequel toutes les modifications suggérées seront prises en compte;
- Élaborer et présenter un questionnaire qui sera utilisé dans le cadre des entrevues qui seront menées auprès des principaux intervenants aux fins d'approbation par le Groupe de travail du SSDS de l'APN sur l'évaluation et par le responsable de l'évaluation;
- Présenter des rapports bihebdomadaires (aux deux semaines) sur l'avancement des travaux;
- Élaborer et présenter un rapport préliminaire des résultats énumérant les principaux éléments de l'évaluation;
- Élaborer et présenter un rapport provisoire et un rapport définitif de l'évaluation, accompagné d'un résumé, ainsi que de recommandations;
- Préparer un document PowerPoint sur les principaux résultats, conclusions, points à prendre en considération et recommandations relatifs à l'évaluation et le présenter au directeur et au directeur adjoint du SSDS de l'APN.
Pour faciliter son travail, le proposant recevra des documents clés au début du contrat; durant l'évaluation, il aura également accès à des données pertinentes liées à l'évaluation et à d'autres documents.
3.0 Renseignements généraux
3.1 Engagement à participer
Le proposant s'engage à fournir tout le personnel, y compris les sous-traitants, conformément au travail proposé présenté à l'APN aux fins de prise en considération. Si, durant la négociation du contrat, le proposant n'est plus en mesure de fournir les professionnels proposés, l'APN se réserve le droit de disqualifier le proposant et d'annuler l'ensemble de sa demande de proposition.
3.2 Droits de l'APN
L'APN se réserve le droit de faire ce qui suit :
a) à son entière discrétion, rejeter l'une ou l'ensemble des propositions, sans aucun coût ou responsabilité;
b) entamer des négociations avec un ou plusieurs proposants sur l'un ou l'autre des aspects de leurs propositions respectives;
c) accepter une proposition, en totalité ou en partie;
d) rejeter toute proposition n'étant pas considérée comme concurrentielle, ou dont les coûts ne sont pas raisonnables;
e) annuler ou émettre de nouveau en tout temps une version modifiée d'une exigence de la demande de proposition;
f) accorder un ou plusieurs contrats;
g) vérifier tous les renseignements fournis en rapport avec une exigence donnée de la demande de proposition, y compris le droit de demander une confirmation de la situation juridique du proposant et des documents signés attestant de sa capacité juridique à conclure une entente contractuelle avec l'APN.
3.3 Conditions
a) La présente demande de proposition s'applique à un contrat à forfait allant du 14 janvier 2013 au 31 juillet 2013 et dépend du financement disponible.
b) Une version électronique de la proposition devra être reçue avant 12 h HNE, le lundi 3 décembre 2012. Les propositions doivent être acheminées par courriel à Sarah MacDonald à l'adresse smacdonald@afn.ca et porter la mention « Proposition en vue de l'évaluation du Secrétariat de la santé de l'APN » à la ligne Objet. L'APN doit recevoir les propositions au plus tard à l'heure et à la date indiquées. Les propositions reçues après l'échéance établie ne seront pas acceptées ou évaluées.
c) Un accusé de réception sera envoyé par courriel peu de temps après la réception de la proposition ou au plus tard le jour ouvrable suivant. Il incombe au proposant d'assurer un suivi s'il ne reçoit pas de confirmation de l'APN.
d) La proposition doit être envoyée dans un seul fichier, en format Word ou PDF.
e) Les proposants sélectionnés pourraient être contactés dans le but d'organiser une entrevue téléphonique d'une durée approximative d'une heure à un moment qui conviendra aux deux parties. Les entrevues, si elles sont organisées, auront lieu au cours de la semaine du 10 décembre 2012 ou à un autre moment qui conviendra aux deux parties.
f) Le processus de sélection prendra fin au plus tard le 11 janvier 2013.
g) En soumettant une proposition en réponse à la présente demande de proposition, le proposant renonce à toute réclamation à l'encontre de l'APN, y compris de ses administrateurs, directeurs, employés, sous-traitants et agents, et assume l'entière responsabilité de tout dommage, réclamation, perte, coût et dépense encouru ou subi par lui-même dans le cadre de la présentation de sa proposition, y compris toute erreur ou omission dans la proposition.
h) Le proposant reconnaît que la présentation d'une proposition en réponse à la présente demande de proposition ne constitue pas un contrat entre le proposant et l'APN.
i) Tout énoncé erroné ou trompeur figurant dans la proposition constituera un motif pour la disqualification du proposant ou l'annulation du contrat, s'il a été accordé.
j) L'APN n'est pas responsable des dépenses engagées par les fournisseurs en réponse à la présente demande de proposition.
3.4 Renseignements supplémentaires – Les demandes de renseignements sont les bienvenues et doivent être adressées à :
Sarah MacDonald
Analyste principal des politiques
Assemblée des Premières Nations
473, rue Albert, 9e étage
Ottawa (Ontario) K1R 5B4
Courriel : smacdonald@afn.ca
Téléphone : (613) 241-6789 poste 287
Télécopieur : (613) 241-5808
3.5 Droits liés à la propriété intellectuelle
a) Tous les renseignements, données et images fournis par l'APN demeureront la propriété de l'APN. Le proposant évitera de conserver des copies de ces renseignements, données et images ou de les transmettre à une tierce partie sans avoir au préalable obtenu le consentement écrit de l'APN.
b) L'APN détiendra la propriété exclusive du travail découlant de la présente demande de proposition.
4.0 FORMAT DE PRÉSENTATION
Les proposants doivent présenter leur réponse dans le format suivant :
Page titre – Le proposant devra présenter une lettre de présentation sur le papier à en-tête de son entreprise. Dans cette lettre, il indiquera qu'il accepte les conditions de la présente demande de proposition et il s'engagera à respecter le contrat, s'il lui est accordé. La lettre inclura le titre de la demande de proposition, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du proposant, ainsi que le nom de la personne responsable du dossier.
Profil du proposant – Document d'une ou deux pages décrivant les capacités du proposant. Le document doit faire mention des exigences énumérées dans la demande de proposition et établir un lien entre l'expertise, les compétences et l'expérience du proposant et ces exigences. Le document doit démontrer que le proposant comprend l'APN en tant qu'organisation.
Références – Une liste de références pertinentes et de projets connexes.
Travaux antérieurs - Exemples de travaux réalisés. Décrivez votre expérience de travail dans des communautés des Premières Nations et votre compréhension de la sécurité et de la compétence culturelles. Veuillez fournir des exemples précis de travaux réalisés dans des environnements sensibles sur le plan culturel, votre compréhension du protocole communautaire, ainsi que votre capacité à traiter des renseignements sensibles.
Plan de travail et chemin critique – Tous les détails concernant la portée du travail, y compris l'approche générale ou la stratégie de développement, les plans d'activités et leur calendrier, ainsi que la manière dont les exigences de la demande de proposition seront respectées. Le temps est limité et le travail devra être terminé dans les délais mentionnés dans la présente demande de proposition.
Tarification – Un énoncé de tarif d'une page comprenant un montant forfaitaire pour le travail à réaliser. Les proposants doivent indiquer dans le montant forfaitaire le nombre approximatif d'heures de travail que devront réaliser les acteurs clés.
Autorisation - Les propositions doivent être signées par un administrateur de votre entreprise.
5.0 CONFIDENTIALITÉ
Les réponses à la présente demande de proposition seront considérées confidentielles par l'APN et serviront uniquement à la sélection d'un soumissionnaire. Le personnel de la salle du courrier de l'APN inscrira la date et l'heure de réception sur l'enveloppe (ou le document de réception par courriel) et respectera les procédures relatives à la demande de proposition.
